Trello – jak zorganizować projekty i cele bez chaosu? Mój system planowania krok po kroku
Poznaj sprawdzony sposób na zarządzanie zadaniami, nawykami i projektami za pomocą Trello. Darmowy system, który łączy klarowność z działaniem – bez zbędnego gadania.
Trello, czyli koniec z planowaniem na oślep
Planowanie to dla mnie nie motywacyjne cytaty na tapecie ani pastelowe zakreślacze. To konkret. To system, który ma działać. Bo jak nie działa, to tylko zabiera czas, zamiast go organizować.
Zawsze lubiłem porządek. Porządek w głowie, porządek w kalendarzu, porządek na liście zadań. Lubię wiedzieć, co mam dzisiaj zrobić, w jakiej kolejności i z jakim celem. Chaos mnie męczy. Improwizacja też – przynajmniej w pracy.
Przez lata testowałem różne narzędzia: od Excela, przez papierowe planery, aż po aplikacje, które miały "zmienić moje życie". Excel był moim pierwszym cyfrowym narzędziem do zarządzania celami. Miałem tam arkusze na wszystko: cele roczne, miesięczne, listy zadań, tabele postępów. Kolumny, formuły, kolory – porządek idealny… na papierze. Tylko że w praktyce to był cyrk – za dużo klikania, za dużo aktualizowania, za mało życia.
Z czasem zrozumiałem, że potrzebuję czegoś, co nie tylko porządkuje, ale też ułatwia działanie. Nie narzędzia do tworzenia „ładnych” planów, ale takiego, które przekłada plan na ruch.
Dopiero Trello okazało się tym brakującym ogniwem. Apka, która zamiast komplikować – upraszcza. Zamiast wymuszać – pomaga. I w końcu pozwoliła mi działać tak, jak lubię: z głową, z celem i bez szarpania się z milionem systemów naraz.
To nie jest sponsorowany tekst. To zapis doświadczenia kogoś, kto miał dosyć skakania między notatkami, apkami i kalendarzami. I kto w końcu znalazł sposób na zarządzanie swoimi projektami, nawykami i celami – tak, żeby codziennie było wiadomo co, po co i na kiedy.
Czym jest Trello i dlaczego to działa
Trello to aplikacja do zarządzania projektami. Ale nie tylko. To cyfrowa tablica korkowa, gdzie możesz rozpisywać zadania, cele, plany, nawyki, marzenia, projekty biznesowe i wszystko inne, co siedzi w twojej głowie.
Działa na zasadzie tablic – list – kart. Czyli:
masz tablicę (np. "Cele 2025"),
w niej listy (np. „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”),
a w listach karty (czyli konkretne zadania, np. „Nagrać nową rolkę na Insta”, „Zrobić newsletter”, „Zacząć kurs AI”).
Całość można przestawiać jak puzzle. Przesuwasz, sortujesz, dodajesz daty, checklisty, etykiety, załączniki. I nagle wszystko staje się... zrozumiałe.
Jak korzystam z Trello
Mam otwartą stałą zakładkę z Trello na komputerze, jest ona przypięta. Tak można przypiąć zakładki. To moja baza dowodzenia. Każdy projekt, który robię – blog, muzyka, e-commerce, zlecenie, YouTube – ma swoją tablicę.
W każdą niedzielę przeglądam swoje tablice, patrzę co mam do zrobienia i... przeciągam odpowiednie zadania do mojego kalendarza. W ten sposób planuje cały tydzień. Trello integruje się z kalendarzem Google, więc po jednym ruchu wszystko ląduje tam, gdzie trzeba.
Co więcej – łączę to z TickTickiem, czyli moim planerem dnia. Jedno kliknięcie i wiem, co mam robić danego dnia, bez chaosu i bez główkowania rano o 7:00.
Trello vs Excel – niebo a ziemia
Kiedyś planowałem wszystko w Excelu. Cele roczne, miesięczne, checklisty, priorytety. I działało… do momentu, aż nie zrobiło się z tego 20 zakładek i zero motywacji, żeby to aktualizować.
Trello to inna bajka. Szybkie, wizualne, intuicyjne. Nie muszę się przedzierać przez komórki. Po prostu widzę wszystko jak na tablicy w głowie.
Masz ochotę na porządek, ale nie lubisz Excela? Trello to wybawienie.
Przyznaję, że Excel to był mój dziwny wymysł ale jednak działał i był wystarczający na tamten czas.
Etap organizacji – etykiety, kolory, układ
W Trello można przypisać etykiety kolorystyczne do każdego zadania. Dla mnie:
czerwony = pilne,
żółty = kreatywne rzeczy,
niebieski = administracyjne,
zielony = rozwój, nauka, zdrowie.
Dzięki temu wiem, czy dzień jest zbalansowany, czy np. utknąłem w samym adminie i nie robię nic twórczego.
Czy wersja darmowa wystarcza?
Tak. I to z nawiązką.
W wersji free masz:
do 10 tablic (możesz mieć więcej, jeśli nie boisz się jednej zbiorczej),
podstawowe automatyzacje,
kalendarz,
etykiety,
integracje z kalendarz Google.
Jeśli nie prowadzisz dużego zespołu ani nie masz firmy z 10 projektami naraz – nie musisz płacić ani złotówki.
Trello w wersji darmowej to więcej niż wystarczające narzędzie dla freelancera, solopreneur’a albo po prostu osoby, która chce mieć kontrolę nad swoim życiem.
Trello + TickTick + Kalendarz – produktywne combo
Dla mnie produktywność to system. A mój wygląda tak:
Trello – mózg operacyjny. Projekty, zadania, cele.
Google Calendar – plan miesiąca. Co i kiedy mam zaplanowane, spoglądam w kalendarz i wiem co jest kiedy.
TickTick – wykonawca. Lista "to-do" na dziś z przypomnieniami. Odznaczam i kreuję nawyki.
Bez przeładowania, bez miliona notatek, bez chaosu. Czysta organizacja i produktywność.
Jeśli uważasz, że jest to dziwne, przypomnij sobie ile rzeczy położyłeś bo po prostu zapomniałeś lub odkładałeś wiecznie na później. Najlepsze jest to, że przez te narzędzia tak naprawdę zaosczędzam mnóstwo czasu.
5 pytań do Ciebie
Czy Twoje obecne planowanie zadań naprawdę Ci pomaga?
Masz poczucie kontroli nad swoimi projektami i celami?
Czy każdego dnia wiesz, co masz zrobić najpierw?
Czy Twoje narzędzia ze sobą współgrają, czy raczej się dublują?
Ile zyskasz, jeśli zaczniesz działać według jednego systemu?
Gorąco polecam
Trello to więcej niż apka. To cyfrowa wersja mojego mózgu, tylko lepiej zorganizowana. To miejsce, gdzie nie giną pomysły, gdzie każdy projekt ma swoje miejsce, a każdy cel – swój termin.
W połączeniu z kalendarzem i TickTickiem daje mi system działania, nie chaos przypomnień.
Jeśli jeszcze nie masz swojego miejsca do planowania – polecam zacząć od Trello. Wersja darmowa da Ci wszystko, czego potrzebujesz, by ruszyć z miejsca i zacząć planować jak zawodowiec.